Das Rundum-Sorglos-Paket für Mieter

die meisten Anfragen – egal ob per Telefon oder E-Mail – wollen entweder

• besichtigen
• die Mieter oder den Kaufpreis wissen
• die genaue Adresse wissen (ist bei mir gewöhnlich angegeben)

Anfrager mit einem klaren Anforderungsprofil die alle unsere Fragen beantworten erhalten die gewünschten Informationen. Siehe dazu Schritt 3

Nicht immer lesen alle Interessenten genau die Beschreibung im Expose

So kommt es durchaus vor dass Leute nach einer Wohnung fragen selbst wenn die Überschrift "502 m² Büro" lautet. Nicht alle interessieren sich für die Immobilie, manchmal wollen die Leute nur wissen ob sie den Lkw im Hof kaufen können oder vor dem Haus einen Dönerstand aufmachen dürfen.

Von Seiten des Vermieters haben wir natürlich auch oft Vorgaben welche Nutzungen und Branchen gewünscht sind und welche nicht.

Vor jeder Besichtigung prüfen wir ob der Anfrager ein klares Anforderungsprofil hat.

Wir stellen dazu eine Reihe von Fragen, deutlich mehr als die Kollegen. Durch unsere Arbeitsweise haben wir eine extrem niedrige Anzahl von Fehlbesichtigungen. In den letzten 10 Jahren kann ich mich an 2 erinnern.

Wenn wir ein vollständiges Anforderungsprofil haben dann hängt die weitere Vorgehensweise davon ab, ob wir den Mietinteressent kennen und seine Bonität abschätzen können oder nicht.

Wenn der Mietinteressent z.B. die Firma Würth wäre, dann würden wir gleich unseren Suchlauf machen – Schritt 4 b.

Wenn der Mietinteressent eine für uns unbekannte Firma unbekannter Bonität ist, dann folgt zuerst Schritt 4a – der interne Bonitätscheck des Interessenten.

Wenn wir das Unternehmen nicht kennen schauen wir uns vor weiteren Aktivitäten deren Webseite an, recherchieren im Internet, machen eine Bonitätsabfrage. Diese Vorgehensweise spart viel Zeit für alle Beteiligten.

Ist das Ergebnis der Recherche ok folgt Schritt 4b

Dazu prüfen wir für den Interessent...

1. Ob das Objekt wegen dem er sich gemeldet hat auf sein Anforderungsprofil passt
2. Ob ggf. andere Objekte aus unserem aktuellen Angebot für ihn passen (ca. 90)
3. Welche Flächen anderer Anbieter (Makler, Privateigentümer) für ihn geeignet sein könnten. Mit diesen Personen nehmen wir Kontakt auf und klären ab ob wir dem Interessent die Flächen auch anbieten können. Meist sagen diese: Ja
4. welche neuen/kernsanierte Objekte in Kürze auf den Markt kommen.
   Durch gute Kontakte zu vielen Marktteilnehmern wissen wir oft lange im Voraus welche Flächen demnächst aus Neubau oder Modernisierung an den Markt kommen. Und können Sie ihnen anbieten – vor allen anderen.
5. welche Mietflächen die z.Z. noch vermietetet sind ggf. frei werden könnten.
6. Hilft das alles nichts prüfen wir welche Objekte aus unserer ca. 2.500 Gewerbeobjekte umfassenden Datenbank prinzipiell in Frage kommen könnten

Hilft auch dies nichts habe ich noch 2, 3 Spezialmethoden im Hintergrund wie wir fündig werden können.

Während das Anforderungsprofil meist von einer Mitarbeiterin aufgenommen wird, telefoniere ich vor dem ersten persönlichen Kontakt meist selbst mit dem Interessent.

Oft habe ich einige Verständnisfragen zum Anforderungsprofil.

Sind diese geklärt, erläutere ich dem Interessent die weitere Vorgehensweise

 Ich sage dann meist so etwas wie:

„Herr X, ihr Anforderungsprofil habe ich verstanden. Wenn ich aufgelegt habe, dann mache ich einen Suchlauf in unserer ca. 2500 Objekte umfassenden Datenbank.

Wenn wirklich nur das Objekt passt wegen dem Sie sich bei uns gemeldet haben, dann besichtigen wir das die nächsten Tage.

Wenn ich allerdings – was nicht selten ist - 3 oder mehr Objekte finde die auf ihr Anforderungsprofil passen, dann kommen Sie zuerst zu mir ins Büro. Dort stelle ich Ihnen alle für Sie geeigneten Objekte anhand von Plänen Bildern und Luftbildern vor. Sie machen dann 2 Stapel – Objekt ungeeignet und Objekte die wir besichtigen wollen. Die Objekte die  besichtigen wollen besichtigen wir einige Tage später zusammen alle hintereinander am Stück. Wollen wir das so machen ?

Die meisten sagen ja.

Beim Arbeitstermin bei uns im Büro stelle ich Ihnen alle Objekte von denen ich glaube dass Sie passen anhand von Plänen Bildern und Luftbildern vor.

Sie legen fest welche dieser Objekte wir ein paar Tage später gemeinsam besichtigen wollen.

Von jedem Objekt können Sie ein Exposé mit nach Hause nehmen.

Wenn 3 oder mehr Objekte besichtigt werden sollen, dann findet das in Form einer sog. Kettenbesichtigung an 1 Tag innerhalb von 2 - 5 Stunden statt.

Die Vorteile dieser Methode:

1. relativ geringer Zeitaufwand
2. weitere Personen einzubinden ist daher einfach
3. Sie sehen alle Objekte an 1 Tag und können Sie direkt miteinander vergleichen
4. in 9 von 10 Fällen ist da ein Treffer für Sie dabei.

Im Regelfalle finden Sie bei dieser Kettenbesichtigung in 90 % Ihr Wunschobjekt.

Das Objekt der Wahl wird dann häufig mit Fachleuten aus IT, Innenausbau etc. sowie von den Mitarbeitern besichtigt.

Bei der ersten aber auch allen folgenden Besichtigungen mit dem Interessent werden z.T .neue Fragen aufgeworfen, die es zu beantworten und zu klären gilt.

z.B. Sachfragen
Welche DSL-Leistung können wir am Standort abrufen ?

z.B. Investitionen
Der Mieter will einen neuen PVC-Kunststoffboden in Holzoptik haben, der etwas teurer ist als der Standardteppichboden, den der Vermieter vorgesehen hatte.
Wie ist es mit der Kostentragung ?

Der Mieter will eine Theke haben in Eingangsnähe
Wer macht die Theke und wer bezahlt Sie? Der Vermieter kann Sie später nicht brauchen – für ihn ist es also eine wertlose Investition. Vielleicht macht er es wenn er es auf die Miete umlegen kann bzw. der Mieter gibt einen Baukostenzuschuss oder schafft Sie selbst an.

z.B. Wie wird die Mietfläche übergeben ?
Wird bei Auszug oder bei Einzug renoviert ? Von wem ?

z.B. Wie sieht der Zeitplan aus ?
Vor allem wichtig wenn sowohl Vermieterseite als auch Mieterseite Dinge erstellen und einbauen wollen.

Besteht in all diesen Fragen Einigkeit zwischen Mieter und Vermieter so kann der Vermieter ein klares Mietangebot vorlegen.

Finden Mieter und Vermieter eine gemeinsame Basis, dann ist der nächste Schritt. die Vorlage eines Mietvertragsentwurfs.

Hier gibt es zwei Varianten:

1. Der Vermieter hat einen eigenen Gewerbemietvertrag und bereitet selbst einen Entwurf vor
2. Der Vermieter bittet Herrn Puth einen Mietvertragsentwurf zu erstellen

Bei dieser Variante baue ich die entsprechenden Vereinbarungen zwischen Mieter und Vermieter bezüglich Mietbeginn, Miete, Laufzeit, Nebenkostenregelung, Kostentragung Investitionen etc. in den Mietvertrag ein.

Ich checke auch alle wesentlichen Punkte im Mietvertrag die später - falls sie nicht sauber geregelt sind - immer wieder zu Unstimmigkeiten führen können. Dies sind vor allem die Bereiche Nebenkosten, Bagatellschäden, Schönheitsreparaturen, aber auch Untervermietung, Werbung sowie andere Punkte. 

Nachdem alle Punkte eingefügt worden sind lege ich den Vertragsentwurf dem Vermieter vor.  Wenn der Vermieter den Vertrag so unterschreiben würde dann leite ich den Vertragsentwurf an die Mieterseite weiter mit der Bitte diesen zu prüfen bzw. prüfen zu lassen.

Zu vielen Fragen und Änderungswünschen kann ich meist schon etwas sagen. Besteht abschließend Einigkeit über die Vertragsfassung so kann der Mietvertrag unterschrieben werden.

Schritt 11 ist in Wirklichkeit eine ganze Reihe weiterer Schritte.
Allerdings ist da der Makler meist schon außen vor und beim nächsten Projekt.
Der Vollständigkeit halber hier wie es meist abläuft:

Schritt 11a - Vermieterinvestitionen

Je nachdem wie die Regelung zwischen Mieter und Vermieter erfolgte renoviert der Vermieter für den Mieter, ändert vielleicht in 2, 3 Räumen sogar die Raumaufteilung, legt einen neuen Boden, baut eine Küche ein. Je nachdem was vereinbart wurde.

Es gibt auch Fälle da entfällt dieser Schritt weil der Mieter die Flächen im aktuellen Zustand übernimmt und selbst renoviert bzw. vielleicht sogar umbaut. Dafür ist meist die Miete günstiger und der Mieter muss bei Auszug nicht renovieren.

Schritt 11b - Kautionsregelung vollzogen

Bevor der Mieter die Flächen übernehmen kann muss das Thema mit der Kaution geklärt sein. Entweder über Bankbürgschaft oder Kautionssparbuch. Ab und zu gibt es auch eine Kautionsversicherung.

Schritt 11c - Übergabe

Ist die Sache mit der Kaution geregelt übergibt der Vermieter die Flächen dem Mieter. Sinnvoll ist es ein schriftliches Übergabeprotokoll zu erstellen, was von beiden Seiten unterzeichnet wird.  Bei Bedarf empfehle ich eine Fotodokumentation der Mietflächen um den Zustand der Flächen bei Einzug festzuhalten. Dann gibt es keine Fragen ob das Rolltor schon diese vielen Dellen hatte und ob der Hallensockel an der Stelle immer schon grobe Risse hatte.

Jede Partei sollte eine Kopie des Übergabeprotokolls erhalten.

Schritt 11d - Mieterinvestitionen

Wenn der Mieter selbst renoviert bzw. vielleicht sogar kleinere Umbauten macht wie z.B. Wände rausreißen oder neue einziehen (mit vorheriger Zustimmung des Eigentümers natürlich) dann kann er das erst nach der Übergabe beginnen.

Schritt 11e - Umzug/Einzug/Normalbetrieb

Auch dieser hier von mir zusammengefasste Teilschritt Umzug/Einzug ist natürlich in der Realität ein eigenes großes Projekt. Wo der Makler allerdings nicht miteinbezogen ist.